In 7 Schritten zum Meeting mit mehrWert

Sie sind einsam, treffen ungerne selbst Entscheidungen und haben noch freie Zeit im Kalender? Na dann laden Sie doch zu einem Meeting ein.

Wie oft hast du wirklich Lust auf all die Meetings zu denen du täglich eingeladen bist? Wenig bis gar keine? Dann bist du nicht alleine. Ich kenne niemanden, der sich nicht über Meetings beschwert. Glücklicherweise kenne ich auch den Grund für die Anti-Meeting-Laune. Der Mehrwert fehlt. Wir verlassen das Meeting und erkennen keinen Mehrwert. Wir bringen Input in Form von Zeit, Arbeitsmaterial und Nerven mit ein und erwarten im Gegenzug Output und Outcome. Wenn das nicht zu erkennen ist, wir also ineffizient waren, dann fühlen wir uns unzufrieden, genervt, demotiviert.

Pures ungenutztes Potential! Für mich ein absolutes No-Go. Insbesondere dann, wenn es um Zeit und den Unmut von Menschen geht und zudem ganz kleine Änderungen so viel bewirken können. Meine wichtigsten Tipps habe ich daher hier für euch zusammengefasst:

1. Lade nur Personen ein, die wirklichen Mehrwert bringen können

Je kleiner der Kreis, desto effektiver werdet ihr sein können. So viele Personen wie nötig – so wenige Personen wie möglich.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob du eine Person für ein Meeting einladen sollst, dann stelle dir folgende 3 Fragen:

Kann bzw. muss die Person eine Entscheidung treffen?
Werden Informationen von der Person benötigt, die nicht vorab vermittelt werden können?
Kann die Person etwas lernen?

Wenn du diese 3 Fragen mit Nein beantworten kannst, dann wirst du ihr/ihm die Zeit sparen können. Ebenso kannst du es übrigens auch handhaben, wenn du selbst zum Meeting eingeladen wirst. Einfach mal absagen, wenn du für dich keine der Fragen mit einem JA beantworten kannst.

2. Definiere das Ziel und eine Agenda

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg. (Laotse)

Überlege gut, welches Ziel du mit einem Meeting erreichen möchtest. Nicht nur du, sondern auch die Teilnehmer des Meetings sollten darüber schon vorab in Kenntnis gesetzt werden. Welche der 4 folgenden Ziele willst du verfolgen?

Inform: Nicht immer ist es möglich oder sinnvoll, Informationen lediglich per Email oder visualisiert durch Grafiken, Tabellen und Co zu verbreiten. Unterschiedliche Interpretationen und Missverständnisse können durch ein informatives Meeting – oft in Form eines Frontalvortrages – vermieden werden. Die Teilnehmer können Fragen stellen und so zu einem gemeinsamen Verständnis kommen.
Elaborate: Gemeinsam wird an Themen gearbeitet, ausprobiert oder diskutiert.
Decide: Ziel des Meetings ist eine konkrete Entscheidung. Insbesondere für dieses Ziel ist es wichtig, dass Personen mit entsprechendem Mandat anwesend sind.
Socialize: Hierunter fallen Gespräche zum Kennenlernen, Teamentwicklung, Feedback Runden und weitere Themen, durch die die Zusammenarbeit verbessert und gefördert werden kann.

Auch eine Kombination aus mehreren Zielen ist möglich. Wichtig ist, dass das Ziel (oder die Ziele) bereits in der Einladung klar ist. Sehr einfach kann dies gelöst werden, wenn die jeweilige Ziel-Kategorie als erstes Wort im Betreff der Einladung steht. Ein Standard, der schnell umzusetzen ist und direkt Klarheit schafft.

Zusätzlich zum Ziel empfehle ich eine Agenda. Durch eine Agenda ist es jedem Teilnehmer möglich, sich vorzubereiten und frühzeitig zu entscheiden, ob man selbst überhaupt die richtige Person für das geplante Meeting ist. Bei Serienterminen sollte die Agenda mindestens 48h vor dem Meeting verschickt werden.

3. Lade zu sinnvollen Zeiten ein

Die Kalender der Kollegen sind voll und es ist eh schon schwierig, alle benötigten Personen unter einen Hut zu bekommen. Und dann auch noch auf die passende Uhrzeit achten? Ich sage ganz klar JA! Dieser Tipp richtet sich daher auch nicht (nur) an einzelne Personen, sondern eher an die gesamte Meeting-Kultur eines Unternehmens. Ich befasse mich nun schon einige Zeit mit dem Thema „Leistungssteigerung“ und komme immer wieder zum gleichen Ergebnis, wenn ich mir die Meeting-Kultur in Unternehmen anschaue. Nicht nur der ständige Wechsel von einem Thema oder Projekt zum anderen mindert unsere Leistung. Mindestens genauso viel (negativen) Einfluss können Meetings haben, die uns immer wieder aus performanten Phasen reißen.

Um diesen Effekt zu vermeiden, empfehle ich Zeiträume, die extra für Meetings vorgesehen sind. Beispiel hierfür ist ein Meeting Block am Morgen zwischen 9 und 12 Uhr oder 14 Uhr. Auch ganze Tage können als Meeting Block definiert werden. Wie soll das funktionieren, wenn doch alle Kalender voll bis hin zu doppelt- und dreifach belegt sind? Aus genau diesem Grund gebe ich dir all diese Tipps mit an die Hand oder unterstütze auch vor Ort. Alle Schritte führen nämlich dazu, dass die Kalender nicht mehr überfüllt sind und nur noch die wirklich wichtigen Meetings in deinem Kalender stehen.

Die Meeting-Kultur in deinem Unternehmen wird sich wohl nicht von heute auf morgen ändern und dir werden diese fixen Zeiträume eventuell nicht oder noch nicht zur Verfügung stehen. Dennoch kannst du auf den ein oder anderen Aspekt achten.

Startzeit: Egal ob nach der Frühstück- oder Mittagspause. Gönne den Meeting-Teilnehmern die gesamte Pausenzeit. In vielen Unternehmen finden die Pausen zu fixen Zeiten statt. Ist die Frühstückspause um 9.15 Uhr beendet, werden die Teilnehmer es dir danken, wenn das Meeting ab 9.20 Uhr stattfindet.
Dauer: Wenn du pauschal für 1 Stunde einlädst, werdet ihr sehr wahrscheinlich auch 1 Stunde benötigen. Überlege genau, wie viel Zeit ihr brauchen werdet, wenn ihr strukturiert und fokussiert arbeitet. Scheue dich auch nicht davor, ein Meeting mit „ungewöhnlicher“ Dauer zu planen. 45 Minuten oder auch 20 Minuten machen Sinn.
Leerlauf: Outlook und andere Planungstools zeigen dir an, ab wann deine Meeting-Teilnehmer zur Verfügung stehen. Versuche möglichst, Leerlauf zwischen ca. 10 und 30 Minuten zu vermeiden. Während 5 Minuten prima sind, um von A nach B zu kommen, oder schnell um die Ecke zu verschwinden, sind Zeiten ab 10 Minuten tatsächlich „verlorene Minuten“. In diesem Zeitraum werden wir keine neue Aufgabe beginnen, manchmal lohnt sich nicht einmal der Weg zurück um Arbeitsplatz. Unser Leistungslevel fällt ab, um sich dann im nächsten Meeting mühsam wieder nach oben zu kämpfen.
Gefühl: Plane dir bewusst 5 Minuten mehr ein, um dann jedoch auch 5 Minuten früher fertig zu sein. Mit einem „Super, wir sind ganze 5 Minuten früher fertig geworden. Gute Arbeit!“ verschafft ein gutes Gefühl und niemand verlässt das Meeting verärgert.

Eine sehr passende und sehenswerte Folge TedTalks findest du unter: https://www.ted.com/talks/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work?language=de

4. Moderiere das Meeting

Gute Meetings sind niemals sachlich. Wäre es möglich, ausschließlich auf der Sachebene zu kommunizieren, also nur Informationen von A nach B zu schieben, wäre das Meeting von Grund auf schon unnötig. In Meetings kommen wir immer auch auf der emotionalen Ebene zusammen, tauschen Meinungen und Empfindungen aus. Dadurch verstricken wir uns schnell in unnötige Diskussionen oder schweifen sogar ganz von der Agenda oder vom Thema ab.

Irgendwer sollte daher immer den Überblick behalten und die Teilnehmer einfangen, zurück zum Thema führen und die Zeit im Blick haben. Das kannst du als Einlader übernehmen, oder ihr legt zu Beginn des Meetings eine Person fest.

Bei Meetings mit Themen, die gerne und intensiv diskutiert werden, kannst du auch vorab fragen, ob jemand als Moderator zur Verfügung steht. Am besten eine Person, die nicht im Thema involviert ist. Moderatoren gibt es schon in vielen Unternehmen – oft zu finden im HR Bereich. Ich selbst habe sogar schon Praktikanten eingesetzt. Natürlich nur, wenn diese sich das zugetraut haben.

Hast du ein Ziel und eine Agenda festgelegt (siehe x. …), ist das Moderieren recht einfach. Man kann immer wieder auf das Ziel und den aktuellen Agenda Punkt hinweisen oder aber konsequent Timeboxing (d. h. es gibt fixe Zeitslots) betreiben.

5. Fokus ohne Ablenkung

Wir sind nicht multitaskingfähig! Nein, nicht einmal wir Frauen. Zuhören und gleichzeitig schreiben, laufen und dabei auf dem Smartphone tippen, und und und. Leider schafft unser Gehirn es nicht, mehrere Dinge zu tun, ohne dass dabei eine Tätigkeit leidet. Auch in Meetings macht unser Gehirn keine Ausnahme.

Mit dem Fortschritt der Digitalisierung und der Flut an Informationen, ist es scheinbar kein No-Go mehr, wenn im Meeting Emails geschrieben oder – ganz selbstverständlich – Telefongespräche angenommen werden. Dies bringt nicht nur den „Täter“ aus dem eigentlichen Thema, sondern meist die gesamte Gruppe.

Fast jedes Unternehmen hat eigene Meeting-Regeln (mir gefällt das Wort Vereinbarung besser) definiert, die nicht selten sogar im Meetingraum ausgehängt werden oder auf den Tischen liegen. Regeln zu haben ist eine Sache. Regeln einzuhalten jedoch eine ganz andere. Hier ist der Moderator gefragt, der zu Beginn und auch während des Meetings darauf hinweist. Auch wenn dazu manchmal ein wenig Mut benötigt wird, ist meist ein einziger Hinweis sehr effektiv.

Je weniger Vereinbarungen getroffen werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich jeder die Vereinbarungen auch merken wird. Wichtig: Die Vereinbarungen sollten gemeinsam getroffen werden! Um fokussiert und ohne Ablenkung am Ziel des Meetings zu arbeiten, genügt i. d. R. die Abmachung zur Nutzung von Notebook und Smartphone, sowie der Umgang mit Zwiegesprächen.

6. Erlaube euch 5 Minuten „Fuck-up Jammern“

Mein ganz persönlicher und sicher etwas ungewöhnlicher Ratschlag. Beginne dein Meeting mit einer 5-minütigen „Fuck-up-Jammer-Runde“. Der ein oder andere Motivationscoach wird sich nun die Haare raufen und dies damit begründen, dass man doch nicht mit schlechter Energie in ein Meeting starten sollte. Ja, dem werde ich gar nicht widersprechen. Und dennoch habe ich damit gute Erfahrungen gesammelt. Für einen kurzen und klar definierten Zeitrahmen darf jeder Dampf ablassen. Vielleicht über das Meeting zuvor, oder auch über den Stau am Morgen. Ein Fehler, der gemacht wurde, aus dem der Rest lernen kann oder dass Kollege Mustermann zu spät erscheint. Der Deal ist eindeutig. 5 Minuten und keine Minute mehr und danach wird performt.

Versuch es doch mal! Es wird ungewohnt sein und für einige Kollegen verwirrend. Gemeckert wird schließlich eh. Warum also nicht kontrolliert?

7. Ziehe Resümee und gleiche das Endergebnis mit dem Ziel ab

Nur durch gutes Feedback wird deutlich, ob sich das Meeting gelohnt hat bzw. von den Teilnehmern als effizient eingestuft wird. Der ROTI-Test (Return of Time invested) eignet sich sehr gut hierfür, da er schnell und auch ohne zusätzliches Material durchgeführt werden kann.

ROTI-Test: Alle Meeting-Teilnehmer bewerten das Meeting mit einer Zahl von 0 bis 5. Die 5 bedeutet „Das Meeting hat für mich durchgehend Mehrwert gebracht und war somit für mich wertvoll.“ Die 0 bedeutet „Das Meeting hat sich für mich gar nicht gelohnt“. Die Abfrage kann mit unterschiedlichen Methoden erfolgen:

Abfrage per Handzeichen: Der Moderator zählt von 3 rückwärts bis Null und jeder Teilnehmer zeigt per Handzeichen eine Zahl zwischen 0 und 5.
Punktekleben: Die Wertung 0 bis 5 kann auf einer Tafel oder Flipchart an einer Skala erfolgen. Diese Variante ist auch anonym möglich und/oder während die Teilnehmer den Meetingraum verlassen und dabei Klebepunkte auf einer Skala aufkleben.
Zettelabfrage: Die Wertung zwischen 0 und 5 wird auf Zettel geschrieben und in eine Box geworfen oder im Plenum gezeigt.
Mentimeter: Beliebt ist derzeit das Abstimmen per Mentimeter. Bei Mentimeter handelt es sich um eine sogenannte Präsentationssoftware, mit der die Teilnehmer über einen Link ihr Ergebnis eintragen können und dieses dann per Knopfdruck sichtbar wird. (https://www.mentimeter.com/features)

Euren Ideen wird hier kein Ende gesetzt. Natürlich gibt es auch noch viele weitere Möglichkeiten, um festzustellen, ob alle Teilnehmer das Meeting als wertvoll bewerten. Insbesondere wenn du noch ganz am Anfang deiner Reise bis hin zum effizienten Meeting stehst, empfehle ich dir, eine Variante zum bewerten zu nutzen. So kannst du dir im zeitlichen Verlauf ansehen, wie sich deine Meetings entwickeln und wie du mit Mehrwert im Meeting hin zu wertvollen Meetings kommst.

Viel Spaß beim Ausprobieren und Umsetzen!